Perkiraan biaya: 3 tips untuk menentukan ruang lingkup proyek

Menetapkan ruang lingkup proyek sering kali merupakan langkah pertama dalam perkiraan biaya proses.

Pernyataan lingkup atau Pernyataan Kerja mendokumentasikan ruang lingkup proyek Anda dan mendefinisikan tugas spesifik, pemangku kepentingan utama, tonggak sejarah, tenggat waktu dan informasi lain yang diperlukan untuk membuat proyek berhasil.

Mendefinisikan dan mendokumentasikan ruang lingkup proyek dengan jelas membantu tim Anda memperhitungkan semua pekerjaan yang perlu diselesaikan sehingga Anda dapat memperkirakan biaya secara akurat dan menetapkan rencana proyek yang dipikirkan dengan matang. Ini juga memungkinkan tim Anda untuk menjaga dari creep lingkup sepanjang siklus hidup proyek sehingga Anda dapat memenuhi apa yang telah Anda janjikan kepada klien.

Kami telah menguraikan tiga tip untuk membantu Anda menentukan dan mengelola ruang lingkup sebelum Anda mulai mengerjakan proyek baru.


Kiat-kiat ini ditampilkan dalam panduan gratis kami:
Estimasi Biaya untuk Proyek. Unduh versi lengkap untuk mendapatkan lebih banyak kiat memperkirakan, rekomendasi ahli, dan lainnya.

1. Ajukan pertanyaan yang tepat untuk memahami seluruh cakupan proyek

Semakin banyak Anda tahu di depan, semakin baik. Seringkali, klien tidak akan tahu untuk memberi Anda semua informasi yang Anda butuhkan untuk menghasilkan perkiraan.

Jika Anda agensi kreatif sedang mengerjakan desain ulang situs web, bersandar pada keahlian Anda untuk mendorong percakapan dan mengungkap dengan tepat apa yang diharapkan klien dari layanan Anda. Apakah klien juga memerlukan email baru dan template sosial? Apa spesifikasi teknis yang perlu Anda sampaikan (animasi, video, copywriting, dll.)? Bagaimana Anda akan mengukur kesuksesan?

Ajukan pertanyaan yang akan memungkinkan tim Anda untuk memahami tugas spesifik yang perlu diselesaikan dan kapan, menetapkan semua pemangku kepentingan klien dan pembuat keputusan, dan mengidentifikasi potensi risiko yang akan memengaruhi pelaksanaan proyek.

Informasi yang Anda kumpulkan saat menetapkan ruang lingkup proyek akan bervariasi tergantung pada industri atau proyek spesifik Anda. Namun, akan sangat membantu jika Anda menyusun daftar pertanyaan standar yang dapat memandu sesi penemuan Anda dengan klien. Gunakan pertanyaan umum ini sebagai titik awal saat menyusun daftar Anda:

  • Apa tujuan keseluruhan atau tujuan bisnis untuk proyek ini?
  • Apa batas waktu proyek?
  • Apakah ada tanggal atau tonggak penting yang harus diperhatikan?
  • Siapa pemangku kepentingan utama proyek dan pengambil keputusan?
  • Apa saja hambatan atau risiko yang mungkin berdampak pada pelaksanaan proyek?
  • Pernahkah Anda melakukan proyek jenis ini sebelumnya? Jika demikian, dengan siapa saya dapat berbicara untuk mengetahui pengalaman mereka?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini akan mengungkapkan informasi latar belakang penting tentang proyek yang akan menginformasikan bagaimana Anda rencanakan sumber daya Anda dan membantu menyiapkan perkiraan biaya Anda.

2. Garis besar apa yang tidak termasuk dalam ruang lingkup

Mengkomunikasikan dengan jelas apa adanya bukan termasuk dalam ruang lingkup proyek sama pentingnya dengan menguraikan apa yang disertakan. Pemangku kepentingan yang berbeda akan memiliki asumsi yang berbeda tentang rangkaian kegiatan “standar” yang akan disertakan dalam keterlibatan apa pun.

Jika Anda konsultasi TI sedang mengerjakan proyek implementasi perangkat lunak, klien Anda mungkin berharap bahwa melatih anggota tim dan menawarkan dukungan berkelanjutan adalah bagian dari penawaran layanan Anda. Namun, perkiraan Anda hanya dapat menjelaskan layanan yang berakhir segera setelah implementasi.

Secara khusus menangani kiriman apa yang berada di luar lingkup proyek akan membantu menjernihkan potensi kesalahpahaman yang dapat menyebabkan kejutan yang tidak menyenangkan di kemudian hari.

Saat Anda terus mengerjakan proyek serupa, perhatikan jenis pertanyaan yang diajukan klien Anda saat menetapkan ruang lingkup proyek (seperti, “Apakah ____ termasuk dalam paket yang kami pilih?”, “Apakah tim Anda juga menawarkan layanan ____ ?”, “Berapa biaya tambahan untuk menyertakan ____?”). Saat Anda memulai proyek baru, gunakan daftar ini untuk secara proaktif mengklarifikasi dengan klien Anda apa yang tidak akan disertakan dalam keterlibatan.

Memastikan bahwa Anda dan klien Anda berada di halaman yang sama sejak awal akan membantu Anda meminimalkan scope creep dan memperkirakan biaya proyek seakurat mungkin.

3. Berdayakan tim Anda untuk mengelola scope creep

Setelah Anda mengambil langkah-langkah yang tepat untuk sepenuhnya mendefinisikan dan mendokumentasikan cakupan proyek dengan klien Anda, penting bagi Anda untuk melibatkan tim Anda untuk membantu proyek Anda tetap pada jalurnya dan mencegah scope creep. Scope creep bisa meningkat biaya tenaga kerja proyek dan berdampak negatif pada margin keuntungan Anda.

Menurut Will McTavish, Pendiri Solusi Tautan dan salah satunya Mitra implementasi WorkflowMax, setiap anggota tim perlu memahami bagaimana tugas yang mereka kerjakan berada dalam lingkup yang telah disepakati dengan klien dan apa yang harus dilakukan saat pekerjaan tambahan diminta.

“Banyak penghapusan terjadi ketika tidak ada budaya untuk mengangkat tangan ketika Anda melihat pekerjaan berada di luar jangkauan,” kata Will. “Menciptakan budaya di mana staf Anda merasa nyaman untuk mengangkat tangan mereka jika pekerjaan berada di luar ruang lingkup yang disepakati dan menandai jika pekerjaan perlu diberi harga ulang dapat berdampak besar pada kemampuan Anda untuk memberikan pekerjaan yang mendekati perkiraan Anda.”

Sebelum mulai mengerjakan suatu pertunangan, temui tim Anda untuk menjelaskan pekerjaan apa yang harus dilakukan, anggaran yang dialokasikan untuk pekerjaan mereka dan tarif dasar yang sesuai, dan bagaimana memberi tahu manajemen jika/kapan scope creep terjadi.

Tingkatkan estimasi biaya proyek dengan panduan gratis kami

Menetapkan ruang lingkup proyek seringkali merupakan langkah pertama dalam membuat perkiraan biaya yang akurat. Jika Anda ingin meningkatkan proses estimasi Anda secara keseluruhan, kami telah membuat panduan gratis yang dapat membantu. Unduh panduan kami untuk mempelajari lima langkah utama untuk memperkirakan secara akurat termasuk cara memperkirakan biaya tenaga kerja, memperhitungkan risiko dan ketidakpastian, dan banyak lagi.

Unduh Gratis: Estimasi Biaya untuk Proyek, Panduan untuk membantu meningkatkan akurasi dan meningkatkan profitabilitas

Drop Your Comment