Kiat untuk menulis email faktur yang bagus

Dalam artikel ini, kami akan mengajari Anda cara membuat email faktur yang jelas dan ringkas untuk dikirim ke klien Anda.

Mengirimkan faktur merupakan langkah penting (dan sering kali terakhir) dalam mengelola proyek klien. Jika Anda mengirim faktur melalui email, pesan email Anda harus menyertakan informasi penting dan mencapai keseimbangan yang tepat antara bersikap profesional, ramah, dan ringkas. Meningkatkan pengalaman pembuatan faktur Anda akan membantu Anda dibayar lebih cepat dan memelihara hubungan klien yang hebat.

Apa itu email faktur?

Email faktur hanyalah email yang Anda kirim ke klien yang menyertakan faktur terlampir. Ini memberi tahu klien Anda bahwa pembayaran jatuh tempo berdasarkan persyaratan yang disepakati dalam kontrak Anda atau proposal bisnis.

Tujuan email faktur adalah sebagai pengantar cepat untuk faktur Anda. Untuk menjaga agar email tetap ringkas dan mendorong klien Anda untuk membaca faktur terlampir dengan saksama, sebaiknya Anda tidak mengulangi informasi yang disertakan dalam faktur, seperti layanan yang Anda kenakan, biaya tenaga kerja proyek, cara mengirim pembayaran, dll.

Faktur Anda harus disimpan sebagai file PDF dan dilampirkan ke email Anda (alih-alih menempelkan faktur langsung ke badan email). Ini memudahkan klien Anda untuk melihat dan mengunduh faktur Anda, dan mencetaknya atau mengunggahnya ke perangkat lunak akuntansi mereka.

Baca terus untuk mengetahui kiat menulis salinan email yang jelas, apa yang harus disertakan dalam baris subjek Anda, dan dapatkan inspirasi dari template email kami.

Baris subjek email faktur

Baris subjek email adalah salah satu bagian terpenting dari email faktur.

Memiliki baris subjek deskriptif membantu klien Anda dengan mudah mengidentifikasi faktur di kotak masuk mereka, meneruskannya ke orang yang tepat (jika diperlukan), dan menemukannya secara efisien di kemudian hari. Email mudah hilang di kotak masuk, dan jika klien Anda bahkan tidak tahu bahwa mereka menerima faktur Anda, Anda mungkin dapat menjamin bahwa Anda tidak akan dibayar tepat waktu.

Buat baris subjek standar untuk semua email faktur Anda. Ini harus mencakup nomor faktur, nama pekerjaan atau layanan yang diberikan, dan nama perusahaan Anda. Pertimbangkan untuk menggunakan format di bawah ini:

Faktur Anda dari [Your Company Name] – Faktur [#] untuk [Name of Job/Services Offered]

Contoh baris subjek faktur: Faktur Anda dari Creative House Inc. – Faktur #5432 untuk Desain Ulang Situs Web

Templat email faktur

Membuat template untuk email faktur Anda akan membantu Anda mempercepat proses pengiriman faktur. Meskipun Anda mungkin hanya membutuhkan beberapa menit untuk menulis pesan singkat kepada klien Anda, ketika dikalikan dengan lusinan proyek klien, kali ini bertambah.

Template membantu Anda memastikan email faktur Anda tidak kehilangan informasi penting apa pun dan dapat mencegah Anda membuat kesalahan ejaan. Jika beberapa anggota staf bertanggung jawab atas faktur, templat email faktur juga membantu menciptakan konsistensi di seluruh komunikasi klien Anda.

Sebagian besar penyedia email menyertakan fitur respons otomatis yang dapat Anda gunakan untuk membuat template email faktur (baca instruksi ini dari Zapier untuk membuat template dengan Outlook dan Gmail).

Anda juga dapat menggunakan alat seperti TeksExpander untuk mengotomatiskan template email Anda. Dengan TextExpander, Anda dapat membuat perpustakaan templat dan memasukkannya ke dalam email Anda dengan menggunakan pintasan keyboard khusus.

Luangkan waktu untuk membuat beberapa template email untuk situasi faktur yang berbeda, lalu pilih pesan yang sesuai untuk tujuan email Anda. Kami telah menyertakan beberapa template di bawah ini untuk membantu Anda memulai!

Kiat untuk kata-kata email faktur dan banyak lagi

Berikut adalah beberapa tips tambahan yang perlu dipertimbangkan saat mengirim faktur ke klien melalui email:

  • Faktur seharusnya tidak mengejutkan. Klien harus tahu kapan mereka ditagih dan kira-kira berapa banyak mereka akan dikenakan biaya berdasarkan kuotasi/perkiraan biaya Anda telah menyetujui. Jika ada perubahan besar pada harga yang diharapkan karena perubahan dalam ruang lingkup proyek atau biaya tak terduga sepanjang siklus hidup proyek, ini harus dikomunikasikan kepada klien sebelum Anda mengirimi mereka faktur.
  • Gunakan bahasa yang sederhana, hindari menggunakan jargon bisnis, dan bersikap profesional bahkan jika Anda telah mengembangkan hubungan biasa dengan klien Anda – pertimbangkan email faktur sebagai bagian dari dokumen faktur. Jangan lupa untuk memeriksa ejaan!
  • Jaga agar email tetap ringkas dan lugas. Seharusnya tidak lebih dari beberapa kalimat.
  • Meskipun tanggal jatuh tempo faktur tercantum dalam faktur itu sendiri, pertimbangkan juga untuk memasukkannya ke dalam email faktur untuk menarik perhatian klien Anda.

Setelah mengirim faktur

Jika Anda menagih pelanggan baru untuk pertama kalinya, sebaiknya hubungi klien Anda dalam waktu 24 jam setelah mengirim faktur untuk memastikan bahwa orang yang tepat menerima faktur, mereka memahami cara mengirimkan pembayaran, sehingga Anda dapat menjawab pertanyaan apa pun. pertanyaan yang mungkin mereka miliki. Anda tidak hanya akan dapat mengatasi rintangan apa pun yang dapat mencegah Anda dibayar tepat waktu, klien Anda akan menghargai perhatian ekstra dan Anda akan terus membangun hubungan yang kuat untuk proyek-proyek masa depan.

Jika Anda telah menetapkan jangka waktu pembayaran yang relatif lama, jangan takut untuk mengirim email tindak lanjut jika Anda mendekati tanggal jatuh tempo faktur dan Anda belum menerima pembayaran. Klien Anda sibuk dan kemungkinan akan menerima pengingat lembut bahwa pembayaran akan segera jatuh tempo.

Contoh pesan email faktur

Berikut adalah beberapa template untuk digunakan sebagai inspirasi untuk email faktur Anda. Gunakan templat ini sebagai titik awal, lalu sesuaikan pesan untuk menambahkan sentuhan pribadi bagi setiap klien. Atau, silakan salin teks di bawah ini langsung ke email Anda.

Konteks: Email faktur awal

Hai [Name],

Berharap semuanya baik-baik!

Silakan temukan fakturnya [Invoice number] untuk [Customer name] [Name of project/product/service], jatuh tempo pada [Due date] dilampirkan ke email ini.

Tolong beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan. Terima kasih atas bisnis Anda – saya berharap dapat bekerja sama dengan Anda lagi di masa mendatang.

Terbaik,

[Your Name]

Konteks: Email tindak lanjut saat batas waktu pembayaran semakin dekat

Hai [Name],

Berharap semuanya baik-baik!

Menjangkau untuk mengirim pengingat cepat bahwa pembayaran untuk Faktur [#] jatuh tempo dalam [X] hari, dan kami belum menerima pembayaran.

Temukan faktur yang terlampir di email ini, dan jangan ragu untuk menghubungi kami jika ada pertanyaan atau masalah – kami akan membantu dengan senang hati!

Terima kasih,

[Your Name]

Buat faktur lebih mudah dengan WorkflowMax

Alur Kerja Maks adalah perangkat lunak manajemen pekerjaan yang memungkinkan bisnis jasa mengelola siklus hidup pekerjaan penuh di satu tempat – mulai dari penawaran harga, pelacakan waktu, hingga pembuatan faktur, dan pelaporan.

Ketika tiba saatnya untuk menagih klien Anda, Anda dapat membuat faktur dengan mudah, menggunakan data dari proyek Anda, dan mengirim faktur ke klien Anda melalui email. Selain itu, kamu bisa mengintegrasikan WorkflowMax dengan Xero, sehingga faktur siap untuk direkonsiliasi setelah Anda menerima pembayaran dari pelanggan.

Berlangganan buletin WorkflowMax

Drop Your Comment