Cara membuat faktur yang dibayar lebih cepat

Menyiapkan faktur yang jelas dan lengkap dapat berarti perbedaan antara dibayar dengan cepat dan gangguan dalam arus kas bisnis Anda.

Meskipun faktur dapat disiapkan menggunakan spreadsheet atau alat manual lainnya, menggunakan perangkat lunak faktur dapat membantu mempercepat pembuatan faktur, mengurangi kesalahan manusia, dan memungkinkan bisnis Anda menagih klien segera setelah pekerjaan selesai. Bahkan, konsultan SDM dan pelanggan WorkflowMax, umat manusia, dapat menggunakan perangkat lunak untuk membuat faktur yang dikurangi bolak-balik dengan pelanggan mereka setiap bulan dan pada akhirnya membantu mereka mendapatkan pembayaran lebih cepat.

Apa pun proses faktur Anda saat ini, kami memiliki beberapa kiat yang akan membantu Anda membuat faktur yang dapat segera dibayar.

Dalam posting blog ini, Anda akan mempelajari mengapa Anda harus:

  • Buat template faktur untuk menghemat waktu dan memastikan materi yang menghadap pelanggan konsisten
  • Sesuaikan faktur dengan branding perusahaan Anda agar mudah dikenali oleh pelanggan Anda, dan
  • Perinci faktur dengan detail tambahan untuk membantu klien memahami untuk apa mereka ditagih dan mengurangi kueri faktur

Buat template faktur

Template adalah cara yang bagus untuk memulai membuat faktur. Mereka dapat membantu Anda menghemat waktu dan membuat faktur yang terlihat profesional dan konsisten untuk semua proyek Anda.

Ada banyak sekali template gratis yang tersedia online (seperti ini dari Xero) yang memungkinkan Anda menambahkan informasi pekerjaan Anda sendiri.

Template faktur umum adalah cara yang bagus untuk memulai, tetapi harus disesuaikan agar sesuai dengan penawaran layanan khusus Anda dan pencitraan merek profesional. Saat menyesuaikan template faktur, pertimbangkan hal berikut:

  • Menampilkan nama, alamat, dan kontak utama bisnis Anda dengan jelas
  • Sertakan logo perusahaan dan warna merek Anda
  • Susun template di sekitar layanan umum yang Anda tawarkan untuk memudahkan tim Anda membuat faktur di masa mendatang

Perangkat lunak faktur membuatnya lebih mudah untuk memanfaatkan template dan membuat faktur hanya dengan beberapa klik, sekaligus mengurangi kesalahan manusia. Misalnya dengan Fitur faktur WorkflowMax, Anda dapat membuat template faktur kustom Anda sendiri yang dapat diterapkan ke setiap proyek yang Anda kerjakan. Alih-alih harus memasukkan data Anda sendiri untuk setiap faktur (seperti yang Anda lakukan dengan templat online gratis), WorkflowMax secara otomatis menyinkronkan data tugas, waktu, dan biaya yang telah Anda rekam di sebuah proyek – jadi kamu bisa faktur menggunakan jumlah kemajuan, waktu dan biaya aktual, atau waktu dan biaya yang dikutip.

Semakin cepat Anda dapat membuat dan mengirim faktur yang terlihat profesional, semakin cepat Anda dapat menerima pembayaran.

Sesuaikan faktur Anda dengan branding perusahaan

Serupa dengan materi pemasaran, kutipan, dan proposal Anda, faktur adalah bagian dari materi inti perusahaan Anda yang menghadap pelanggan dan harus mencerminkan merek Anda.

Pelanggan Anda kemungkinan akan menerima faktur dari beberapa penyedia layanan yang berbeda, dan penting bagi mereka untuk dapat dengan mudah mengidentifikasi dari siapa faktur itu berasal. Menampilkan branding perusahaan Anda dengan jelas akan membantu klien Anda mengingat layanan Anda dan memprioritaskan membayar Anda sesuai dengan ketentuan dalam faktur Anda.

Selain itu, faktur sering kali merupakan sentuhan terakhir yang akan dimiliki pelanggan dengan merek Anda (sampai mereka bekerja sama dengan Anda lagi!). Mengirimkan faktur yang bermerek secara profesional akan membantu meningkatkan kesadaran merek dan memperkuat nilai yang Anda berikan ke bisnis mereka – yang penting untuk rujukan dan mendapatkan bisnis yang berulang.

Ingatlah kiat-kiat ini saat membuat faktur khusus Anda sendiri:

  • Tulis nama bisnis dan logo perusahaan Anda dengan jelas di bagian atas halaman untuk membantu membuat faktur Anda langsung dikenali
  • Pastikan warna merek Anda ditambahkan dengan selera tinggi untuk membantu faktur Anda menonjol
  • Pertahankan konsistensi dengan font merek Anda di seluruh dokumen

Lebih dari sekadar meningkatkan tampilan dan nuansa faktur Anda, branding yang baik dapat membantu membuat bisnis Anda tampak lebih profesional dan terorganisir – yang selalu bermanfaat bagi hubungan klien Anda.

Perinci faktur dan berikan detail tambahan

Memecah total biaya pekerjaan menjadi layanan atau item yang berbeda memberikan detail penting kepada pelanggan Anda yang membantu mereka memahami dengan tepat untuk apa mereka ditagih. Jika faktur Anda terlalu kabur, pelanggan Anda mungkin memiliki pertanyaan tentang layanan dan biaya tertentu yang disertakan dan Anda berisiko mengalami keterlambatan pembayaran. Klien juga biasanya akan menghargai perincian untuk tujuan pencatatan.

Saat membuat faktur, pisahkan berbagai layanan yang Anda berikan dan sertakan deskripsi singkat yang menjelaskan pekerjaan tersebut. Pertimbangkan apakah layanan harus dipisahkan per setiap fase proyek, titik harga, jenis layanan yang disediakan, atau kombinasi dari ketiganya.

Misalnya, perusahaan konsultan TI dapat menyertakan fase dan deskripsi berikut pada faktur:

Penemuan & tinjauan persyaratan: Lingkup proyek dan nilai sistem yang ada

Desain sistem: Merancang proses, orang, dan sistem teknologi baru

Migrasi data: Migrasikan data yang ada ke sistem baru

Implementasi & pelatihan tim: Luncurkan sistem baru dan latih tim

Jika Anda mencari informasi lebih lanjut tentang waktu dan biaya yang terkait dengan fase atau tugas pekerjaan tertentu, sistem manajemen pekerjaan dapat membantu. Sebagai contoh, Alur Kerja Maks memungkinkan tim Anda melacak waktu dan biaya terhadap tugas dan kategori pekerjaan tertentu sehingga Anda dapat dengan mudah membuat faktur terperinci untuk klien Anda dan menjawab pertanyaan faktur apa pun yang diajukan. Selain itu, Anda akan mendapatkan wawasan yang kaya tentang kinerja tim Anda yang akan membantu Anda meningkatkan cara Anda menjalankan bisnis.

Buat faktur yang dibayar lebih cepat

Dengan pencitraan merek yang berbeda, layanan dan deskripsi terperinci, dan templat faktur masuk, Anda siap membuat faktur hebat yang dibayar pelanggan tepat waktu.

Perangkat lunak faktur cloud dapat menyederhanakan proses pembuatan faktur Anda, memberikan wawasan berharga tentang bisnis Anda, dan membantu Anda membuat faktur dengan lebih efisien. Coba WorkflowMax gratis selama 14 hari untuk melihat bagaimana kami fitur faktur dapat membantu bisnis Anda mendapatkan bayaran lebih cepat.

Berlangganan buletin WorkflowMax

Drop Your Comment