Apa itu faktur? Dasar-dasar faktur untuk bisnis jasa

Dalam posting ini, kami membahas dasar-dasar faktur untuk membantu Anda mengirim faktur yang dibayar lebih cepat.

Anda akan mempelajari apa yang harus disertakan dalam faktur, berbagai cara bisnis jasa menagih pekerjaan, dan cara membuat faktur.

Proses faktur yang disederhanakan dapat membantu berbagai jenis bisnis jasa meningkatkan efisiensi. Sebelum berfokus pada peningkatan proses faktur mereka, salah satu pelanggan konsultan kami, umat manusia, digunakan untuk mendapatkan beberapa kueri faktur dari klien setiap bulan, yang memperlambat mereka dan menghalangi pembayaran untuk pekerjaan mereka. Sekarang, setelah menyiapkan WorkflowMax, mereka tidak dapat mengingat kapan terakhir kali faktur ditanyai.

Jika Anda ingin mengambil langkah pertama untuk meningkatkan proses faktur Anda, posting blog ini adalah untuk Anda. Ingatlah bahwa setiap bisnis berbeda dan karenanya akan memiliki persyaratan faktur yang berbeda. Anda dapat menggunakan informasi di bawah ini untuk memahami beberapa dasar-dasarnya dan bagaimana penerapannya pada milikmu bisnis. Mari kita mulai.

Apa itu faktur?

Faktur adalah permintaan pembayaran. Ini adalah dokumen yang mencantumkan barang atau jasa yang Anda kirimkan ke pelanggan, apa yang mereka berutang kepada Anda sebagai imbalan, dan parameter untuk mengirimkan pembayaran.

Selain membantu Anda mendapatkan bayaran, faktur memiliki beberapa fungsi penting:

  • Faktur adalah dokumen pajak – sebagian besar wilayah mengharuskan bisnis menyimpan salinan faktur mereka untuk menunjukkan pendapatan yang Anda peroleh dan pajak apa pun yang Anda kumpulkan dalam transaksi.
  • Faktur membantu Anda melacak penjualan dan dapat membantu Anda memperkirakan masa depan menggunakan data pekerjaan sebelumnya.
  • Faktur membantu pelanggan Anda melacak pengeluaran bisnis dengan rincian layanan yang mereka beli.

Apa yang harus disertakan pada faktur Anda?

Faktur Anda harus memberi pelanggan Anda semua informasi yang diperlukan untuk membayar Anda atas layanan Anda. Faktur Anda harus jelas dan menyeluruh sehingga pelanggan Anda memiliki semua yang mereka butuhkan untuk membayar Anda tepat waktu.

Detail yang disertakan dalam faktur akan bervariasi tergantung pada industri, bisnis, dan preferensi pelanggan Anda, tetapi semua faktur harus memungkinkan pelanggan Anda menjawab pertanyaan berikut:

  • Transaksi ini antara siapa?
  • Layanan apa yang dibeli?
  • Berapa banyak yang terutang?
  • Berapa lama saya harus membayar?
  • Bagaimana cara membayar dan kepada siapa?

Sebagian besar faktur menyertakan informasi berikut:

Detail judul & faktur

Faktur adalah dokumen keuangan yang penting. Faktur Anda harus mudah diidentifikasi dan dirujuk ke transaksi individu dengan klien. Sertakan hal berikut pada setiap faktur:

  • Judul faktur – Kata ‘Faktur’ harus ditampilkan dengan jelas di bagian atas dokumen.
  • Nomor faktur – Nomor unik yang ditetapkan untuk setiap faktur yang dihasilkan bisnis. Nomor faktur biasanya berurutan.
  • Tanggal faktur – Tanggal faktur diterbitkan, yang memulai hitungan mundur saat faktur jatuh tempo dari pembeli.

Detail bisnis & pelanggan Anda

Faktur harus dengan jelas menunjukkan kedua belah pihak yang mengambil bagian dalam transaksi. Orang yang menerima faktur harus tahu persis dari siapa itu berasal dan siapa yang harus dihubungi dengan pertanyaan potensial. Pastikan Anda menyertakan hal berikut:

  • Logo perusahaan Anda
  • Nama, alamat, dan kontak utama bisnis Anda
  • Nama dan alamat pelanggan – Rincian individu atau organisasi yang bertanggung jawab atas pembayaran.

Daftar layanan yang diberikan

Faktur menguraikan layanan yang disediakan dan berapa biayanya. Sebaiknya sejelas mungkin sehingga ada sedikit ruang untuk kesalahpahaman untuk memastikan pembayaran tidak tertunda. Pastikan untuk menyertakan:

  • Keterangan – Deskripsi singkat tentang setiap layanan yang diberikan dalam pekerjaan hingga saat ini.
  • Harga satuan – Harga per jam, barang, atau harga tetap yang disepakati kedua belah pihak untuk layanan tersebut.
  • Kuantitas – Jumlah jam atau jumlah item yang Anda bayar.
  • Total harga – Total harga yang Anda kenakan untuk setiap layanan yang terdaftar, sebelum pajak.

Rincian Pembayaran

Syarat pembayaran biasanya disertakan dalam syarat dan ketentuan Anda dan disepakati sebelum memulai keterlibatan dengan klien. Syarat pembayaran Anda harus menunjukkan jangka waktu pelanggan harus membayar faktur dan harus ditulis dalam bahasa yang mudah dimengerti (misalnya, “Pembayaran jatuh tempo dalam waktu 30 hari”). Rincian pembayaran juga harus mencakup:

  • Subtotal – Total harga semua layanan yang diberikan, sebelum pajak.
  • Pajak – Jumlah pajak yang dikenakan pada subtotal.
  • Total – Jumlah total yang harus dibayar pelanggan, termasuk diskon dan pajak.
  • Tenggat waktu – Tanggal jatuh tempo pembayaran.
  • Diskon atau biaya keterlambatan – Setiap diskon untuk pembayaran lebih awal atau biaya keterlambatan untuk pembayaran terlambat.
  • Bagaimana cara membayar – Metode pembayaran yang akan Anda terima. Misalnya, pembayaran elektronik melalui aplikasi pihak ketiga (seperti, Stripe atau GoCardless), kartu kredit, PayPal, uang tunai, atau cek.

Berbagai cara untuk menagih

Ada beberapa cara berbeda bahwa bisnis jasa menagih pekerjaan dan proyek. Bisnis Anda mungkin menggunakan kombinasi metode faktur agar sesuai dengan ukuran pekerjaan yang sedang Anda kerjakan dan pengaturan yang telah Anda atur dengan setiap klien Anda. Berikut adalah beberapa cara berbeda bahwa bisnis jasa menagih pekerjaan mereka:

Waktu & biaya aktual

Saat Anda menagih berdasarkan waktu dan biaya aktual, Anda menagih pelanggan untuk waktu dan biaya yang digunakan untuk mengirimkan pekerjaan, ditambah markup. Metode ini lebih umum untuk proyek skala kecil. Pelacakan waktu yang akurat sangat penting untuk memastikan Anda tidak melewatkan jam yang dapat ditagih.

Waktu & biaya yang dikutip

Seringkali, bisnis jasa akan memberikan penawaran kepada pelanggan di awal pekerjaan dan faktur berdasarkan harga yang dikutip, terlepas dari jumlah jam yang dapat ditagih yang dicatat pada pekerjaan tersebut. Jika Anda menagih berdasarkan waktu dan biaya yang dikutip, penting untuk melacak kapan pun Anda harus menghapusnya agar tagihan berikutnya estimasi biaya bisa lebih akurat dan Anda dibayar untuk lebih banyak tenaga kerja dihabiskan untuk proyek tersebut.

Faktur kemajuan

Terkadang Anda ingin menagih pelanggan Anda setelah menyelesaikan tertentu tonggak proyek (misalnya, firma arsitektur menyelesaikan fase desain yang dikembangkan dari proyek konstruksi perumahan) atau pada interval waktu yang teratur (misalnya, bulanan). Faktur kemajuan memungkinkan Anda mendapatkan bayaran untuk pekerjaan sepanjang siklus hidup proyek dan umum untuk proyek jangka panjang yang besar.

Jika Anda membuat faktur berdasarkan kuotasi waktu dan biaya, invoice kemajuan harus menyertakan total nilai kuotasi, pekerjaan yang diselesaikan hingga saat ini, jumlah yang jatuh tempo saat ini, dan jumlah total yang tersisa untuk sisa proyek.

Persentase nilai

Persentase faktur nilai mengharuskan pelanggan membayar persentase tertentu dari keseluruhan harga penawaran pekerjaan. Pendekatan ini umum dilakukan ketika deposit diperlukan (misalnya, 10% dari total nilai kuotasi harus dibayarkan pada awal pekerjaan).

Faktur akhir

Faktur akhir adalah faktur terakhir yang akan Anda kirim ke pelanggan setelah serangkaian faktur kemajuan. Ini menandakan bahwa pekerjaan telah selesai dan saldo terutang dari pekerjaan sudah jatuh tempo.

Cara membuat faktur

Sekarang setelah Anda mengetahui apa yang masuk ke dalam faktur, mari kita lihat cara membuat faktur. Anda dapat membuat faktur secara manual atau dengan menggunakan perangkat lunak.

Membuat faktur secara manual

Ada banyak yang bagus templat faktur tersedia yang memungkinkan Anda membuat dan menyesuaikan dokumen menggunakan program gratis seperti Google Spreadsheet dan Dokumen, atau Microsoft Excel dan Word.

Membuat faktur secara manual menggunakan templat adalah cara yang bagus untuk memulai – gratis (atau sangat murah) dan mudah diakses, yang penting bagi pemilik bisnis yang membuat buku klien mereka dan menagih proyek pertama mereka.

Namun, pembuatan faktur secara manual dapat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia. Plus, sulit untuk melacak pembayaran dan arus kas. Jika Anda ingin menghemat waktu dan mendapatkan lebih banyak data tentang keuangan bisnis Anda, perangkat lunak faktur adalah cara yang tepat.

Membuat faktur menggunakan perangkat lunak

Perangkat lunak faktur mempercepat proses penagihan Anda dan memberikan wawasan yang membantu Anda terus meningkatkan cara Anda menjalankan bisnis.

Berikut adalah beberapa manfaat utama menggunakan perangkat lunak untuk faktur:

  • Anda dapat mengimpor data pelacakan waktu dan biaya langsung ke faktur Anda
  • Anda dapat dengan mudah membuat faktur kapan saja dalam proyek Anda
  • Anda dapat membuat templat khusus dengan pencitraan merek profesional Anda
  • Sangat mudah untuk menagih banyak pekerjaan dalam satu faktur
  • Faktur dapat dibuat dan dikirim melalui telepon, langsung dari lokasi kerja
  • Anda dapat menawarkan opsi ‘bayar sekarang’ untuk pelanggan dengan kartu kredit atau debit
  • Anda dapat dengan mudah melacak pekerjaan mana yang masih perlu ditagih, faktur mana yang menunggu pembayaran, dan mana yang lewat jatuh tempo

Tingkatkan faktur Anda dengan WorkflowMax

Alur Kerja Maks adalah perangkat lunak manajemen pekerjaan yang memungkinkan bisnis jasa mengelola siklus hidup pekerjaan penuh di satu tempat – mulai dari penawaran harga, pelacakan waktu, hingga pembuatan faktur, dan pelaporan.

Ketika tiba saatnya untuk menagih klien Anda, Anda dapat membuat faktur dengan mudah, menggunakan data dari proyek Anda. Plus, Anda dapat mengintegrasikan WorkflowMax dengan Xero, sehingga faktur siap untuk direkonsiliasi setelah Anda menerima pembayaran dari pelanggan.

Berlangganan buletin WorkflowMax

Drop Your Comment